La présente déclaration de confidentialité explique comment nous assurons la protection de vos données personnelles.

Données personnelles dans les actes notariés

La loi prescrit les données personnelles que le notaire doit collecter et vérifier lors de l'établissement d'un acte. Cela a les conséquences suivantes sur l'utilisation de vos données personnelles :

• le notaire doit inclure certaines données personnelles dans l'acte ;

• le notaire doit toujours conserver l'acte signé avec vos données personnelles ;

• une fois signé par le notaire, l'acte devient une preuve officielle. Rien ne peut alors être modifié, même si les données personnelles sont incorrectes. Si des modifications sont nécessaires, le notaire rédige un nouvel acte mentionnant le changement ;

• le notaire est tenu de vérifier certaines données personnelles dans un certain nombre de registres, tels que le Registre de base des personnes (BRP), le Registre du commerce et le Registre foncier ;

• si vos données personnelles figurent dans un acte notarié, cela signifie que les autres personnes nommées dans l'acte peuvent également voir ces données. Si l'acte est inscrit dans un registre public, vos données sont également visibles par des tiers ;

• le notaire doit vérifier votre identité sur la base d'un document d'identité valide. Le notaire est l'un des rares à pouvoir faire une photocopie de la preuve d'identité originale et à conserver cette photocopie ;

• vos données personnelles sont couvertes par le secret professionnel du notaire ;

• vos données personnelles peuvent figurer dans un acte notarié ou dans un dossier dont vous n'êtes pas le client ou dans lequel vous n'êtes pas directement impliqué (par exemple, en tant qu'administrateur d'une personne morale, héritier ou légataire d'une succession, ou administrateur d'une association de propriétaires). Si notre cabinet utilise des données personnelles vous concernant que nous n'avons pas reçues de vous, c'est toujours dans le cadre d'une mission qui nous a été confiée. La source de vos données est alors, par exemple, un registre public (p. ex. le registre foncier) ou un agent immobilier dans le cadre d'un contrat de vente dont vous êtes l'une des parties.

Données personnelles des clients en général

Si vous n'avez pas (encore) commandé d'acte notarié, mais que vous nous demandez un conseil ou que vous nous posez une question, nous utiliserons vos données personnelles pour :

• notre administration ;

• la communication avec vous ;

• être en mesure de mener à bien la mission.

Pour les demandes de renseignements, nous utilisons les données que vous nous avez fournies vous-même. Pour les conseils ou autres missions, nous vous demandons de fournir certaines données (prénom, nom, adresse, y compris l'adresse électronique, numéro de téléphone) et vous demandons de présenter une pièce d'identité valide et d'en faire une photocopie.

Données personnelles des abonnés à la lettre d'information

Nous utilisons les données personnelles des abonnés à la lettre d'information uniquement pour l'envoi de la lettre d'information. Nous n'envoyons des bulletins d'information que si vous avez rempli vous-même un formulaire à cet effet. Nous vous le demandons :

• prénom ;

• nom de famille ;

• adresse électronique.

Fondement de la demande de données

Notre bureau ne demande vos données personnelles qu'aux fins suivantes :

• l'exécution de missions de conseil ou d'autres services ;

• l'accomplissement de devoirs ou d'obligations statutaires ; ou

• aux fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement spécifique.

Nous ne demandons que les données nécessaires à l'exécution de nos services.

Divulgation à des tiers

Nous pouvons transmettre les données que vous fournissez à des tiers si cela est nécessaire pour nos services, par exemple à un agent immobilier dans le cadre d'un contrat de vente dans lequel vous êtes l'une des parties.

Période de conservation

En tant que notaires, nous devons souvent conserver des données à caractère personnel pendant une longue période. Cela est dû à nos obligations légales, telles que celles découlant de la loi sur le notariat et de la loi sur les archives.

Sécurité

Nous protégeons vos données personnelles en appliquant notamment les mesures suivantes :

• toute personne qui peut consulter vos données a un devoir de confidentialité ;

• nous avons une politique de nom d'utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes ;

• nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel afin de les restaurer en cas d'incidents physiques ou techniques ;

• nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;

• nos employés sont informés de l'importance de la protection des données personnelles.

Droits relatifs à vos données

Dans certains cas, vous avez le droit d'accéder, de rectifier ou de supprimer les données personnelles que nous avons reçues de votre part. Vous pouvez aussi parfois demander à ce que vos données soient transférées à un autre prestataire de services.

Si nous stockons vos données personnelles sur la base du consentement que vous avez donné, vous avez le droit de retirer ce consentement dans certains cas (par exemple, lorsque vous vous inscrivez à la lettre d'information).

Plaintes

Vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel ? Dans ce cas, veuillez nous contacter. Si nous ne parvenons pas à trouver une solution ensemble, vous pouvez contacter l'Autorité des données personnelles, le régulateur de la protection des données.

Questions

Vous avez des questions ou des commentaires à propos de cette déclaration de confidentialité ? Si tel est le cas, n'hésitez pas à nous contacter.