In deze privacyverklaring staat hoe wij omgaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor welke persoonsgegevens de notaris moet verzamelen en controleren als er een akte wordt gemaakt. Dit heeft de volgende gevolgen voor het gebruik van jouw persoonsgegevens:

• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;

• de notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens altijd blijven bewaren;

• als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Er kan dan niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat;

• de notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers, zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;

• als jouw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte, betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn jouw gegevens ook voor derden zichtbaar;

• de notaris moet jouw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag maken en die fotokopie mag bewaren;

• jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris;

• het kan zijn dat jouw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan jij niet de opdrachtgever bent of waarbij jij niet rechtstreeks betrokken bent (bijv. als bestuurder van een rechtspersoon, erfgenaam of legataris in een nalatenschap, of administrateur van een VvE). Als ons kantoor persoonsgegevens van jou gebruikt die wij niet van jou zelf hebben gekregen, gebeurt dat altijd in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van jouw gegevens is dan bijvoorbeeld een openbaar register (o.a. het Kadaster) of een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin jij één van de partijen bent.

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als je (nog) geen opdracht hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar wel een adviesopdracht of een vraag aan ons stelt, gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor:

• onze administratie;

• de communicatie met jou;

• het kunnen uitvoeren van de opdracht.

Bij vragen gebruiken wij de gegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt. Voor advies of andere opdrachten vragen we je enkele gegevens door te geven (voornamen, achternaam, adresgegevens incl. e-mailadres, telefoonnummer) en vragen we om jouw geldige identiteitsbewijs te tonen en daarvan een fotokopie te maken.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees gebruiken wij uitsluitend voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf een formulier voor hebt ingevuld. We vragen hiervoor:

• voornaam;

• achternaam;

• e-mailadres.

Grondslag voor het opvragen van gegevens

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

• het voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen; of

• de doelen waarvoor jij specifiek toestemming hebt gegeven.

Wij vragen alleen gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Verstrekking aan derden

De door jou verstrekte gegevens kunnen wij aan derde partijen doorgeven als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin jij één van de partijen bent.

Bewaartermijn

Vaak is het voor ons als notaris nodig om persoonsgegevens lang te bewaren. Dit heeft te maken met onze wettelijke taken, zoals voortvloeiend uit de Wet op het notarisambt en de Archiefwet.

Beveiliging

Wij beschermen jouw persoonsgegevens met onder meer de volgende maatregelen:

• iedereen die jouw gegevens kan inzien, heeft een geheimhoudingsplicht;

• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• we maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• we testen en evalueren onze maatregelen regelmatig;

• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten met betrekking tot jouw gegevens

In sommige gevallen heb je recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen. Ook kun je soms verzoeken om jouw gegevens over te dragen aan een andere dienstverlener.

Als wij jouw persoonsgegevens bewaren op basis van door jou gegeven toestemming, dan heb je in bepaalde gevallen het recht deze toestemming in te trekken (bijvoorbeeld bij inschrijving voor de nieuwsbrief).

Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Heb je naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen? Neem dan gerust contact met ons op.